Shalford a un pedigree historique en matière d'organisation de foires. Le village pittoresque, situé juste à l'extérieur de Guildford au Royaume-Uni, a reçu une charte du roi Jean (1199 – 1216) il y a plus de 800 ans et accueille encore aujourd'hui la grande foire de Shalford de la communauté locale.
La foire a désormais reçu un nouveau souffle grâce à Frank Ago, propriétaire du célèbre café Snooty Fox. Frank est un amateur avoué en matière de planification d'événements. Il a pu gagner du temps et gérer efficacement ses plus de 60 fournisseurs grâce à OnePlan. La Grande Foire de Shalford se compose de trois scènes diffusant de la musique live, d'une fête foraine avec grande roue, d'une exposition canine, d'un marché de producteurs, de voitures classiques, ainsi que d'un grand espace de restauration avec plusieurs bars à bière et à gin.
Franck dit : «OnePlan fait de moi un organisateur d'événements professionnel. Si j'arrive avec mon ordinateur portable, je l'ouvrirai avec OnePlan opérationnel. Ils peuvent comprendre mon plan et voir ma vision pour créer une carte facile à lire, simple et compréhensible en un rien de temps.
Regardez comment Frank a créé la Grande Foire de Shalford en OnePlan ici:
Les étapes simples que Frank suit pour élaborer un plan d'événement en quelques heures seulement
OnePlan aide l'organisateur d'événements Frank à simplifier un travail complexe de planification d'un événement majeur pour des milliers de personnes. La Grande Foire a duré six mois et implique un large éventail de parties prenantes, notamment les autorités locales, la sécurité, les vendeurs et les organisations caritatives locales qui devraient bénéficier d'un événement réussi et rentable.
"OnePlan a rendu ma planification de cette foire si rapide. J'ai réservé deux soirées pour cela et j'ai un plan détaillé en place, que je peux télécharger et partager avec qui j'en ai besoin », explique Frank.
« J'ai d'abord dessiné le tracé de la foire sur le plan, en montrant les différentes zones, les parcours, les chapiteaux et les scènes. La deuxième version était destinée à détailler tous les domaines : façonner les lignes, ajouter des informations sur le fournisseur, vérifier les mesures. Cela a été aussi simple que cela.
Cela a été "une énorme économie d'argent"
Frank a partagé le plan de l'événement avec son large éventail de partenaires, vendeurs et fournisseurs, ce qui s'est avéré particulièrement efficace pour lui. « Partager le plan avec nos générateurs audiovisuels a permis d'économiser énormément d'argent, car cela leur indique instantanément ce qui est nécessaire et où, et leur donne confiance en moi en tant qu'organisateur », poursuit-il.
Frank écoute les commentaires des différentes parties prenantes et ajuste son plan en fonction OnePlan par conséquent. Ses partenaires peuvent l'examiner en temps réel, ce qui en fait un processus simple pour toutes les personnes impliquées. L'une des parties prenantes de Frank est le service d'incendie local. «J'ai partagé mon OnePlan avec la caserne des pompiers et s'est immédiatement retrouvé au bon niveau avec eux. Ils m’ont traité comme un organisateur professionnel.
"OnePlan m’aide à devenir un organisateur d’événements professionnel. Je peux planifier ma vision de mon événement et créer une carte facile à lire.
Frank il y a
Organisateur d'événements, Grande Foire de Shalford
Bénéficier des deux côtés de OnePlan: un plan visuel et des données précises
Avec plus de 60 vendeurs à gérer, Frank doit prendre en compte de nombreuses sensibilités dans sa planification lorsqu'il s'agit de décider où sera placée la tente de chaque vendeur. Celles-ci incluent le placement des fournisseurs concurrents, ainsi que la prise en compte du soleil et de l'ombre à différents moments de la journée.
Pour Franck, OnePlan fournit une manière visuelle de planifier avec une gamme de cartes parmi lesquelles choisir, ainsi que la certitude que tout ce qu'il place est géo-précis. Il peut ajouter des noms, des notes et des données complémentaires sur chaque fournisseur dans la section Gestion des fournisseurs de chaque objet qu'il place, et télécharger ces données quand il le souhaite.
Il déclare : « Je ne suis pas un informaticien et il est difficile de planifier un événement uniquement à l'aide de feuilles de calcul. J'aime OnePlan car cela me permet de planifier très facilement visuellement sur une carte tout en conservant ces données.
Transformer le plan de l'événement en une carte accessible au public
Une fois le plan de l'événement créé, Frank a pu créer une carte destinée au public à utiliser dans le marketing pré-événement et à imprimer comme grand guide lors du salon lui-même. Pour ce faire, il a utilisé OnePlanLa carte publique de option qui a facilement converti son plan d'événement en une carte externe pour les participants.
Franck dit : «OnePlan m'a présenté Alice, OnePlanl'expert en cartes publiques de , pour créer une carte simplement compréhensible pour tout le monde.
« Il est très important d'avoir une carte claire pour que tous ceux qui viennent au salon sachent où se trouvent les scènes, où se trouve le bar à gin, etc. C'est tout simplement logique de faire ça avec OnePlan une fois que j’ai créé le plan de l’événement.
"Ma communication entre fournisseurs est beaucoup plus facile avec OnePlan. Sans cela, il m'aurait fallu 4 fois plus de temps pour planifier."
Frank il y a
Organisateur d'événements, Grande Foire de Shalford
Une visite du Chancelier de l'Échiquier
La Grande Foire de Shalford a plus de 800 ans et continue de prospérer grâce à la passion et à l'engagement de Frank et de sa petite équipe. L'argent généré par la foire est reversé à des œuvres caritatives locales, notamment aux Shooting Star Children's Hospices, ce qui souligne l'importance d'événements communautaires comme celui-ci et l'impact extrêmement positif que les organisateurs d'événements amateurs tels que Frank peuvent avoir.
À une semaine de la foire, Frank a même reçu un visiteur surprise : le chancelier de l'Échiquier Jeremy Hunt, juste derrière le Premier ministre en termes d'ancienneté au sein du gouvernement britannique. En tant que député local, M. Hunt se rendait dans la communauté et encourageait les gens à assister à la Grande Foire.
OnePlan est utilisé par plus de 50,000 XNUMX événements et lieux dans le monde. Que vous soyez organisateur d'événements professionnel ou amateur débutant, OnePlan est utilisé aussi bien par les petits que par les grands événements, ce qui facilite grandement la planification d'événements. Inscrivez-vous aujourd'hui ici.
