Le North Texas Tribute Jam est un festival annuel de musique organisé par la ville de Lewisville, qui vise à collecter des fonds et qui bénéficie au programme Bedtime Rescue de Cloud 9 Charities, qui fournit un hébergement d'urgence aux familles en crise. L'événement attire plus de 2,000 10 participants pour profiter de 9 heures de musique non-stop de 2 groupes hommage sur XNUMX scènes.
Cloud 9 Charities a mené l'initiative, en partenariat avec Daren Watkins, responsable des événements pour la ville de Lewisville. C'était un événement qui nécessitait une planification précise et qui a été organisé de manière très fluide par l'organisatrice de l'événement Evelin Costa qui a dirigé les opérations sur place, la gestion des artistes, le marketing et plus encore. Elle a utilisé OnePlan pour rationaliser la logistique et améliorer l'efficacité pour elle et une équipe dédiée.
« Organiser un événement aussi ambitieux que le North Texas Tribute Jam n’était pas une mince affaire. C’était une journée pleine d’émotions et la planification exigeait précision et travail d’équipe », explique Evelin.
« En tant qu'organisateur, je savais que la réalisation d'un événement de cette envergure nécessitait une planification minutieuse et les bons outils. OnePlan« Le logiciel de a fait une énorme différence, en nous aidant à garder le contrôle de tous les éléments mobiles et en garantissant que chaque détail était pris en compte », ajoute-t-elle.
Bon fonctionnement avec les vendeurs, sponsors et bénévoles
OnePlan était la solution de prédilection d'Evelin pour la planification et l'exécution du festival : « Les outils de cartographie du site nous ont permis de concevoir l'agencement en toute simplicité, en ajoutant tous nos besoins en matière de scène, d'audiovisuel et de production gérés par CK Productions, ainsi qu'en plaçant stratégiquement les stands des vendeurs, les food trucks, la zone VIP et deux zones de représentation pour créer un flux fluide pour les participants. »
Pour servir les plus de 2,000 XNUMX participants, le Hommage au nord du Texas L’événement comptait 30 vendeurs, 4 food trucks, 13 sponsors et 130 bénévoles. « Le jour de l’événement, tout s’est bien déroulé », explique Evelin. « Les vendeurs avaient des instructions claires et la présence d’un coordinateur sur place a permis de résoudre rapidement les problèmes de dernière minute. »
Avec autant de pièces mobiles à coordonner, Evelin est reconnaissante pour le gain de temps substantiel et la planification efficace que cela a permis OnePlan Cela a été rendu possible. Elle estime que cela a permis à son équipe d'économiser près de 15 jours, soit 3 semaines de travail, ainsi que des économies de coûts.
"En utilisant OnePlan « Cela nous a fait gagner au moins 110 heures de travail », dit-elle. « Si elle avait été effectuée manuellement, la planification aurait été beaucoup plus coûteuse, aurait nécessité des embauches supplémentaires que nous ne pouvions pas nous permettre et aurait pris plus de temps. »
Une collaboration simplifiée avec la Mairie
Un facteur clé dans le succès de l'événement a été la façon dont Evelin a utilisé OnePlan pour rationaliser le processus de planification et d’approbation avec le Ville de Lewisville. Elle déclare : « En tant qu’association caritative, Cloud 9 s’est appuyée sur des bénévoles, dont moi-même, qui ont contribué au moins 3 heures par jour pendant 5 mois aux côtés d’autres membres du conseil d’administration. Nous n’avions que 2 semaines pour terminer et soumettre le projet au conseil municipal, où OnePlan « Cela a vraiment fait une différence. »
Cette collaboration du conseil municipal a impliqué plusieurs services de la ville de Lewisville pour garantir que toutes les parties prenantes de l'événement utilisaient le même plan en direct. Cette collaboration avec les équipes du gouvernement local OnePlan a apporté des avantages supplémentaires pour tous, notamment un processus d’approbation plus rapide.
Evelin déclare : « Travailler avec le département de santé et de sécurité de la ville de Lewisville a été beaucoup plus simple grâce à OnePlan. Le fait de pouvoir partager des plans détaillés pour les barrages routiers, le contrôle des foules et la gestion du trafic nous a permis d'obtenir les autorisations nécessaires rapidement et sans tracas. Et les pompiers et la police disposaient d'une version imprimée du plan. OnePlan carte!"
L’énorme gain de temps qu’Evelin a réalisé lui a permis de consacrer beaucoup plus de temps à l’aspect créatif du North Texas Tribute Jam. Elle déclare : « Nous n’avions que cinq mois pour tout planifier et tout exécuter. OUI ! OnePlan est venu à la rescousse, nous libérant ainsi beaucoup de temps pour nous consacrer au marketing de notre nouvel événement passionnant ! »
C'était un événement très important, car il ne s'agissait pas seulement de faire de la bonne musique, mais aussi de redonner à la communauté. Les bénéfices ont été reversés au programme Bedtime Rescue de Cloud 9 Charities, qui vient en aide chaque mois à au moins 30 familles en situation de crise en leur fournissant un hébergement d'urgence.
« Travailler avec le département de santé et de sécurité de la ville de Lewisville a été beaucoup plus simple grâce à OnePlan. Le fait de pouvoir partager des plans détaillés nous a permis d'obtenir les approbations nécessaires rapidement et sans tracas.
Evelin Costa
Organisateur d'événements, North Texas Tribute Jam
Réduire le stress lié à la planification d'événements
La communauté s'est réunie de manière formidable, avec une foule dynamique au North Texas Tribute Jam appréciant la musique des années 80 et 90, y compris la tête d'affiche de 1999 - The Legacy of Prince, et Dreams Unwind - A True Stevie Nicks Experience.
Les activations des sponsors ont été tracées dans OnePlan, dont six Ford Car Displays de Sam Pack 5 Star Ford Lewisville, Marty B's proposant une expérience selfie à 360° et Prime Controls avec un photomaton interactif. Il y avait 30 vendeurs sur le marché présentant leurs talents, tandis que 4 food trucks servaient de tout, du barbecue texan classique aux Funnel Cakes et aux créations culinaires uniques d'ElCucuy Burritos.
« C’était incroyable de voir des mois de planification se concrétiser de manière aussi positive », ajoute Evelin.
« Pour tous ceux qui planifient un grand événement, je ne saurais trop insister sur l'importance de disposer des bons outils », poursuit Evelin. « En utilisant OnePlan « Cela nous a fait gagner des centaines d’heures, a réduit le stress et nous a permis de nous concentrer sur les aspects créatifs et amusants de l’événement. »
« Si vous organisez quelque chose de similaire, j'espère que le North Texas Tribute Jam vous incitera à franchir le pas et à créer quelque chose d'inoubliable et d'étonnant. »
Connectez-vous avec Evelin sur LinkedIn.
Pour en savoir plus sur comment OnePlan peut vous faire économiser des centaines d'heures de planification, réservez une démo avec notre équipe ici.
