La Ligue canadienne de football (LCF) est une marque unique de football professionnel connue pour son gameplay ouvert, rapide et engageant. La LCF est un football professionnel dramatique, physique et intensément captivant, qui gagne une place dans le cœur des amateurs de sport partout au Canada et dans le monde.
Jusqu'à récemment, ils utilisaient des techniques de planification traditionnelles pour planifier leurs événements, notamment la Coupe Grey, le plus grand événement sportif annuel d'une journée au Canada. Maintenant, ils se tournent vers OnePlan. Nous avons discuté avec Courtney Clace, directrice principale, Coupe Grey et événements, et Bryden Boutilier, directeur principal des opérations des stades et des matchs, sur la transformation de leur processus de planification d'événements en utilisant OnePlan pour planifier des événements majeurs.
Avant : Utiliser Excel et CAO pour la planification d'événements
Courtney et Bryden viennent tous deux du monde des événements sportifs. Lorsqu'ils se sont joints à la LCF, ils ont été confrontés au défi d'organiser des événements à grande échelle dans des sites à travers le Canada, y compris certains sites « neutres » sans stades typiques de la taille de la LCF qui devaient être transformés pour accueillir certains des plus grands matchs de la ligue. . Leurs méthodes de planification précédentes impliquaient une combinaison d'outils tels que Microsoft Publisher, Excel et des dessins CAO, qui prenaient du temps et étaient inexacts..
L’un des gros problèmes était de devoir créer différentes versions d’un plan d’événement adaptées à des parties prenantes spécifiques. Par exemple, l'équipe de sécurité peut avoir besoin de connaître l'emplacement des sorties de secours et des zones de sécurité, tandis que les vendeurs et les sous-traitants doivent savoir où s'installer. Avec leurs anciennes méthodes de planification, ils devaient élaborer des plans séparés pour chaque groupe, ce qui prenait beaucoup de temps.
Tout était fait manuellement et non en temps réel, ce qui rendait la collaboration et la réalisation de changements rapides difficiles et chronophages.
Crédit image: Kévin Sousa
L' OnePlan Solution
Courtney est tombée sur OnePlan de bouche à oreille quand elle a vu Stade du Commonwealth l'avait utilisé pour une validation de site FIFA. Elle a vu la valeur que cela pourrait apporter à l'organisation de matchs sur site neutre, où l'on modifierait un stade pour augmenter la capacité et ajouter une multitude d'installations. Courtney avait besoin d'un outil capable de l'aider à visualiser et à planifier l'ensemble de la configuration à partir de zéro.
OnePlanLes fonctionnalités phares de , telles que la mise à l'échelle précise, la cartographie HD et la collaboration en temps réel, promettaient une solution aux défis rencontrés dans la planification d'événements. Après une rapide démo avec l'un des OnePlanexperts en événements de l', l'équipe de la LCF était de la partie avec OnePlanLe potentiel de révolutionner leur planification d'événements.
Meilleure planification d'événements
Une fois que les CFL ont commencé à utiliser OnePlan, ils ont rapidement compris certains des énormes avantages que le logiciel pouvait apporter. « Cela a réduit beaucoup de programmes. Nous pouvons tout avoir en un seul, a déclaré Bryden.
Voici comment OnePlan a été mis en œuvre et ce qu'ils apprécient à propos de la plateforme :
Précision et évolutivité :
OnePlanLa capacité de placer des éléments à l'échelle sur des cartes HD permet une utilisation et une planification précises de l'espace, même pour des lieux et une configuration complexes. La capacité de cartographier avec précision chaque détail, depuis les stands et les tentes jusqu'à l'emplacement exact des clôtures, est essentielle. Cela garantit que chaque élément peut être correctement positionné, évitant ainsi d'éventuels problèmes logistiques pendant l'événement lui-même.
« Je peux prendre de vraies mesures OnePlan. Je suis confiant lorsque je fais des présentations aux cadres supérieurs – lorsqu'ils me demandent : est-ce que cela peut aller jusqu'ici ? Je peux dire, oui, c'est possible. Ça ira. Cela a définitivement rendu notre travail plus fluide », a déclaré Courtney.
Collaboration améliorée :
OnePlan a une collaboration instantanée où des changements peuvent être apportés et immédiatement partagés avec l'équipe et les parties prenantes, améliorant ainsi les processus de prise de décision et de résolution de problèmes
«J'ai utilisé OnePlan dans les salles de réunion et lors de visites sur place. Nous allons le diffuser sur un téléviseur et déplacer les éléments en temps réel », a déclaré Bryden. « Le mois dernier, six personnes de différentes régions ont souhaité voir la carte de mise en page dans OnePlan, donc je leur envoie le lien en lecture seule et maintenant ils l'ont pour l'avenir. Ils ont le lien, donc chaque fois que des choses sont modifiées ou mises à jour, ils peuvent aller le voir eux-mêmes et je n'ai pas besoin d'envoyer une version mise à jour.
Partage d'informations en couches :
OnePlanLa capacité de créer différentes couches a changé la donne pour la communication avec différents départements et partenaires externes. Les équipes de sécurité pouvaient facilement accéder aux itinéraires et aux sorties de secours sans être encombrées par des détails non pertinents comme l'emplacement des fournisseurs. Cela a rationalisé le processus de partage d'informations, le rendant plus efficace et plus adapté aux besoins de chaque partie prenante.
"Cela permet de partager facilement uniquement les informations vitales dont chaque groupe a besoin", a déclaré Courtney. "Le fait que vous puissiez activer et désactiver rapidement des sections et que vous ne créiez pas huit cartes différentes vous fait gagner beaucoup de temps."
Dépendance réduite aux visites physiques sur site :
OnePlan n'a pas éliminé le besoin de visites sur site, mais a considérablement amélioré la productivité. « J'ai plus confiance dans l'apparence de la région, plutôt que d'essayer de me souvenir de ce que j'ai vu lors d'une visite sur place. Cela nous permet également de mieux préparer les visites sur place, puis de mieux nous préparer pour l’événement lui-même.
L'équipe peut mieux se préparer avant chaque visite en consultant son plan d'événement dans OnePlan, garantissant que le temps passé sur place est utilisé plus efficacement, ce qui est particulièrement important parce que de nombreux événements sont répartis partout au Canada.
Importation de CAO pour la planification d'événements intérieurs :
OnePlan vous permet de importez votre CAO sur votre plan d’événement et planifiez en plus. Courtney a partagé : « C'est probablement l'une de mes fonctionnalités préférées. Il regroupe tout en un seul endroit. Avant OnePlan, ils ont utilisé la CAO, mais avec des limites, nécessitant des captures d'écran pour plus de détails, car l'édition nécessite des compétences spécialisées ou un freelance en CAO.
Avec OnePlan, l'intégration des dessins CAO directement dans leur planification a permis d'obtenir une vue détaillée des espaces événementiels. L'importation de leurs CAO a non seulement amélioré la précision de la planification, mais a également rationalisé la communication, réduisant ainsi le besoin de mises à jour et de contrôles constants. "Je n'envoyais pas constamment de messages parce que je savais que je pouvais simplement y aller, cliquer et le mettre à jour rapidement – et ce serait parfait", a-t-elle ajouté.
Confiance dans la planification :
Peut-être le plus important, OnePlan a donné à leur équipe une confiance retrouvée dans l’organisation et les plans de leurs événements. Ils pouvaient garantir aux parties prenantes, des cadres supérieurs aux partenaires externes, que chaque événement avait été pensé dans les moindres détails et optimisé pour l'espace disponible. Aussi, OnePlanLa mise à l'échelle précise et les outils de planification complets de ont permis à l'équipe d'anticiper et de résoudre tout problème potentiel.
« Cela nous aide à signaler les problèmes à l'avance et à détecter ceux qui peuvent devenir un problème plus tard. Il est utile d'avoir ces conversations avant même d'être sur le terrain », a déclaré Courtney.
« Je peux prendre de vraies mesures OnePlan. Je suis confiant lorsque je fais des présentations aux cadres supérieurs : lorsqu'ils me demandent, cela peut-il aller ici ? Je sais que ça ira. Cela a définitivement rendu notre travail plus fluide. »
Courtney Clace
Gestionnaire principal, Coupe Grey et événements
Une nouvelle façon de planifier
La Ligue canadienne de football a adopté OnePlan pour son évolutivité et sa polyvalence dans l'organisation d'événements à l'échelle de la ligue. OnePlan a révolutionné les opérations du service des événements de la LCF, facilitant une approche plus intégrée, efficace et collaborative de la planification entre divers sites et équipes de la ligue. OnePlan présente des avantages potentiels pour d’autres ligues et organisateurs d’événements à grande échelle qui cherchent à rationaliser leurs processus et à améliorer le succès de leurs événements.
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