La Ligue canadienne de football (LCF) est un sport professionnel unique, reconnu pour son jeu ouvert, rapide et captivant. Elle organise des événements multisites partout au pays, dont la Coupe Grey, le plus grand événement sportif annuel d'une journée au Canada.
Nous avons discuté avec Courtney Clace, directrice principale de la Coupe Grey et des événements, et Bryden Boutilier, directeur principal des opérations du stade et des matchs, de la façon dont l'équipe de la LCF a transformé son processus de planification de sites et d'événements multisites en utilisant OnePlan.
Avant : Utiliser Excel et CAO pour la planification d'événements
Courtney et Bryden viennent tous deux du monde des événements sportifs. Lorsqu'ils se sont joints à la LCF, ils ont dû relever le défi d'organiser des événements d'envergure dans des lieux partout au Canada, y compris des sites « neutres » dépourvus de stades de la taille habituelle de la LCF, qui devaient être transformés pour accueillir certains des matchs les plus importants de la ligue. Leurs méthodes de planification précédentes impliquaient une combinaison d'outils tels que Microsoft Publisher, Excel et des dessins CAO, qui prenaient du temps et étaient inexacts..
L’un des gros problèmes était de devoir créer différentes versions d’un plan d’événement adaptées à des parties prenantes spécifiques. Par exemple, l'équipe de sécurité peut avoir besoin de connaître l'emplacement des sorties de secours et des zones de sécurité, tandis que les vendeurs et les sous-traitants doivent savoir où s'installer. Avec leurs anciennes méthodes de planification, ils devaient élaborer des plans séparés pour chaque groupe, ce qui prenait beaucoup de temps.
Tout était fait manuellement et non en temps réel, ce qui rendait la collaboration et la réalisation de changements rapides difficiles et chronophages.
Crédit image: Kévin Sousa
Meilleure planification des événements et des lieux OnePlan
Courtney est tombée sur OnePlan quand elle a vu Stade du Commonwealth Elle l'avait utilisé pour la validation d'un site FIFA. Elle a vu l'intérêt qu'il pouvait représenter pour l'organisation de matchs multisites, où un stade serait modifié pour augmenter sa capacité et ajouter de nombreuses installations. Courtney avait besoin d'un outil lui permettant de visualiser et de planifier l'ensemble de l'installation, de A à Z.
OnePlanLes principales fonctionnalités de , notamment une mise à l'échelle précise, d'excellentes options de carte et une collaboration d'équipe en temps réel, ont fourni la solution.
Une fois que les équipes de la LCF ont commencé à utiliser OnePlan Ils ont rapidement constaté les énormes avantages du logiciel. « Il a permis de réduire considérablement le nombre de programmes. Nous pouvons tout regrouper dans un seul système », explique Bryden.
Voici comment OnePlan a été mis en œuvre et ce qu'ils apprécient à propos de la plateforme :
1. Précision et évolutivité :
OnePlanLa capacité de placer des éléments à l'échelle sur des cartes HD permet une utilisation et une planification précises de l'espace, même pour des lieux et une configuration complexes. La capacité de cartographier avec précision chaque détail, depuis les stands et les tentes jusqu'à l'emplacement exact des clôtures, est essentielle. Cela garantit que chaque élément peut être correctement positionné, évitant ainsi d'éventuels problèmes logistiques pendant l'événement lui-même.
« Je peux prendre de vraies mesures OnePlan« Je suis confiante lorsque je présente un projet à des cadres supérieurs : lorsqu'ils me demandent si cela peut aller ici, je peux répondre que oui. Ça rentrera. Cela a clairement simplifié notre travail », déclare Courtney.
2. Collaboration améliorée au sein de leurs équipes :
OnePlan a une collaboration instantanée où des changements peuvent être apportés et immédiatement partagés avec l'équipe et les parties prenantes, améliorant ainsi les processus de prise de décision et de résolution de problèmes
«J'ai utilisé OnePlan « Dans les salles de réunion et lors des visites sur site. Nous les afficherons sur un téléviseur et déplacerons les éléments en temps réel », explique Bryden.
« Le mois dernier, six personnes de différentes régions ont souhaité voir le plan d'aménagement en OnePlan, donc je leur envoie le lien en lecture seule et maintenant ils l'ont pour l'avenir. Ils ont le lien, donc chaque fois que des choses sont modifiées ou mises à jour, ils peuvent aller le voir eux-mêmes et je n'ai pas besoin d'envoyer une version mise à jour.
3. Partage d’informations à plusieurs niveaux :
OnePlanLa capacité de créer différentes couches a changé la donne pour la communication avec différents départements et partenaires externes. Les équipes de sécurité pouvaient facilement accéder aux itinéraires et aux sorties de secours sans être encombrées par des détails non pertinents comme l'emplacement des fournisseurs. Cela a rationalisé le processus de partage d'informations, le rendant plus efficace et plus adapté aux besoins de chaque partie prenante.
"Cela permet de partager facilement uniquement les informations vitales dont chaque groupe a besoin", a déclaré Courtney. "Le fait que vous puissiez activer et désactiver rapidement des sections et que vous ne créiez pas huit cartes différentes vous fait gagner beaucoup de temps."
4. Réduction du recours aux visites physiques sur site :
OnePlan Cela n'a pas éliminé les visites sur site, mais a considérablement amélioré la productivité. « J'ai davantage confiance en l'aspect visuel de la zone, plutôt que d'essayer de me souvenir de ce que j'ai vu lors d'une visite. Cela nous permet également de mieux préparer les visites sur site, et donc d'être mieux préparés pour l'événement lui-même. »
L'équipe peut mieux se préparer avant chaque visite en consultant son plan d'événement dans OnePlan, garantissant que le temps passé sur place est utilisé plus efficacement, ce qui est particulièrement important parce que de nombreux événements sont répartis partout au Canada.
5. Importation de plans d'étage et d'aménagements pour la planification d'événements intérieurs :
OnePlan vous permet de importez votre f existantplans d'étage et aménagements sur votre plan d'événement et planifiez en conséquence.
Courtney déclare : « L’importation de mise en page est l’une de mes fonctionnalités préférées. Elle regroupe toute la planification en un seul endroit. » Avant OnePlan, ils ont utilisé un logiciel de CAO, mais avec des limitations, nécessitant des captures d'écran pour plus de détails car l'édition nécessite des compétences spécialisées ou un freelance en CAO.
Avec OnePlan, l'intégration des plans d'aménagement et des fichiers .png directement dans leur planification permet une vue détaillée des espaces événementiels. Cela a non seulement amélioré la précision de la planification, mais aussi simplifié la communication, réduisant ainsi le besoin de mises à jour et de vérifications constantes. « Je n'ai plus besoin d'envoyer constamment des messages concernant les mises à jour de la planification. Je peux désormais accéder rapidement à OnePlan« Cliquez, mettez à jour et ce sera parfait. L'équipe le verra immédiatement », ajoute-t-elle.
6. Confiance dans la planification :
Peut-être le plus important, OnePlan Les équipes d'événements et d'exploitation de la Ligue canadienne de football acquièrent une confiance renouvelée dans l'aménagement et la planification de leurs événements multisites. Elles peuvent ainsi garantir aux parties prenantes, des cadres supérieurs aux partenaires externes, que chaque événement est pensé dans les moindres détails et optimisé pour l'espace disponible.
Ainsi que, OnePlanLes outils de planification complets et de mise à l'échelle précise de permettent à l'équipe d'anticiper et de résoudre tout problème potentiel.
« Cela nous aide à anticiper les problèmes et à identifier ceux qui pourraient devenir problématiques par la suite. C'est utile d'avoir ces échanges avec nos différentes équipes avant même d'arriver sur le terrain », explique Courtney.
« Je peux prendre de vraies mesures OnePlan. Je suis confiant lorsque je fais des présentations aux cadres supérieurs : lorsqu'ils me demandent, cela peut-il aller ici ? Je sais que ça ira. Cela a définitivement rendu notre travail plus fluide. »
Courtney Clace
Gestionnaire principal, Coupe Grey et événements
Planification d'équipe plus efficace
La Ligue canadienne de football a adopté OnePlan pour son évolutivité et sa polyvalence dans l'organisation d'événements à l'échelle de la ligue. OnePlan a révolutionné les opérations du service des événements de la LCF, facilitant une approche plus intégrée, efficace et collaborative de la planification entre divers sites et équipes de la ligue.
Pour explorer comment OnePlan peut améliorer la planification et la gestion de vos événements multi-sites, essayez-le maintenant gratuitement, réserver une démo avec notre équipe.