Le Jockey Club est la plus grande organisation de courses de chevaux du Royaume-Uni et possède 15 hippodromes célèbres, dont Cheltenham, Newmarket, Aintree, domicile du Grand National, et Epsom Derby, domicile du Derby.
Les équipes d'événements et d'opérations de l'hippodrome d'Epsom Downs utilisent OnePlan de planifier plusieurs événements tout au long de l'année et est maintenant en mode planification pour le Betfred Derby Festival 2025.
Le Derby est l'un des plus grands événements sportifs nationaux de Grande-Bretagne, qui rassemble plus de 100,000 XNUMX personnes à Epsom Downs pour cet événement de deux jours, et des millions d'autres le regardent à la télévision dans le monde entier. Nous avons parlé à Heidi Truman, Abby Pettit et Hannah Carter pour savoir comment elles planifient plus efficacement les festivals de courses à grande échelle grâce à OnePlanLogiciel de planification de site événementiel.
Des semaines de planification à quelques jours seulement
Le Betfred Derby Festival 2025 est l'événement phare organisé à Epsom Downs l'année prochaine. Un événement de cette envergure nécessite une plateforme de planification visuelle précise et facile à utiliser, capable de garantir que toutes les équipes travaillent à partir d'une source unique de vérité. « Nous avions l'habitude de planifier les événements avec des images et des captures d'écran que nous mettions dans PowerPoint et sur lesquelles nous ajoutions des lignes rouges et blanches. Nous prenions des photos aériennes de l'année précédente, puis nous traçions des éléments par-dessus. C'était très basique », explique Abby, responsable des événements au Jockey Club.
« Nous ne saurions jamais quelle est l'ampleur réelle du site, nous devions nous contenter de deviner les mesures. Il nous aurait fallu des semaines, voire des mois, pour y parvenir de cette manière », poursuit-elle.
Le Derby d'Epsom a lieu chaque année en juin et la planification de l'événement de l'année suivante commence en septembre. La responsable de l'événement, Hannah Carter, déclare OnePlan a transformé la façon dont ils planifient désormais l'événement : « L'ancienne méthode nécessitait des semaines et des semaines de planification pour essayer de tout assembler, de l'envoyer dans tous les sens, d'obtenir des modifications et de devoir recommencer.
"En OnePlan il est si facile d'apporter des modifications. Nous pouvons désormais produire un plan pour l'événement en quelques jours seulement avec OnePlan et faire des mises à jour continues au fur et à mesure de l'avancement de la planification », dit-elle. Comparé aux semaines ou aux mois précédents, cela représente un gain de temps considérable pour le Jockey Club en utilisant OnePlan.
Un plan directeur en direct pour 6,000 XNUMX entrepreneurs
Un élément clé du processus de planification est la collaboration, à la fois interne et externe, pour garantir que tout le monde soit sur la même longueur d'onde. L'équipe des événements partage son plan avec les autres équipes opérationnelles du Jockey Club pour obtenir des commentaires, avant de le partager avec les entrepreneurs pour garantir que l'exactitude du plan soit respectée lors de la construction de l'événement.
Heidi Truman, chef de projet au Jockey Club, explique qu'il est important pour les entrepreneurs de voir le plan en direct pour les aider à planifier la construction : « Entre la construction, l'événement en direct et le démontage, nous avons environ 6,000 80 personnes de XNUMX entrepreneurs qui travaillent sur le Derby. OnePlan « Cela réduit nos risques en sachant que les entrepreneurs travaillent tous selon le même plan. »
« Il s’agit d’un plan directeur unique et vivant – nous le traitons comme l’évangile de la vérité », ajoute-t-elle.
Abby poursuit : « Partager le lien en lecture seule de notre plan est un excellent moyen pour les entrepreneurs et les fournisseurs d’y accéder. Nous pouvons les contacter, passer en revue les changements par rapport à l’année précédente et nous assurer qu’ils sont inclus dans leurs calendriers de construction détaillés. »
Tracer des zones, des milliers d'objets et obtenir une approbation
Le plan du Jockey Club pour le Betfred Derby Festival 2025 est incroyablement complet, avec plus de 1,200 XNUMX objets placés OnePlan. À l'avenir, ils pourront utiliser la fonctionnalité Dossiers pour classer et gérer ces objets en fonction des différentes zones de leur lieu. L'équipe chargée des événements différencie chaque zone de la carte avec des couleurs différentes, ce qui les aide ensuite à planifier des zones spécifiques à l'intérieur de celles-ci, telles que l'enceinte de Tattenham, l'enceinte de Lonsdale et le Derby Family Festival.
Hannah explique : « Les zones sont très utiles pour planifier la sécurité, la santé et la sûreté, car nous avons plus de 100,000 XNUMX personnes sur place dans les enceintes et sur la colline. Cela aide les équipes de sécurité à comprendre où elles sont basées et le mandat de chaque zone, et nous aide à définir ce dont nous avons besoin dans chaque domaine. Par exemple, nous devons nous assurer que St John's Ambulance dispose d'une cabine de bien-être pour le personnel, d'une alimentation électrique et de toilettes. Les équipes de sécurité, de santé et de sûreté peuvent alors dire si quelque chose ne semble pas correct sur le plan et sont en mesure de le valider. »
L'équipe peut facilement « masquer » les données de son plan en fonction de la personne avec laquelle elle partage le lien en lecture seule. Abby explique : « Il existe essentiellement deux versions différentes du plan : le plan de construction pour indiquer aux entrepreneurs où aller, livrer, déposer, etc., et le plan d'événement en direct qui concerne principalement les itinéraires piétonniers, les plans de points, les structures temporaires, les entrées et les sorties, la marque et la signalisation, etc. Nous essayons de superposer tout cela sur un seul plan. »
Cela comprend un grand nombre de caméras de vidéosurveillance, de toilettes, de barrières, de générateurs, de haut-parleurs de sonorisation et plus encore, tous positionnés avec précision sur le plan.
Optimiser les plans pour les événements futurs
En planifiant plusieurs événements dans OnePlan, l'équipe est en mesure d'optimiser ses plans d'année en année. Hannah déclare : « Cela nous rend déjà plus efficaces, mais nous apprenons encore à maximiser son plein potentiel. Nous recevons des commentaires de nos équipes internes et externes, ce qui nous aide à réfléchir à ce que nous devons changer pour la prochaine fois. Pour le Derby, nous avons reçu des commentaires après l'événement de 2024, par exemple sur le taux d'occupation des toilettes, et cela entre dans notre planification pour l'événement de 2025. »
Heidi ajoute : « C'est une étape importante après l'événement que de consigner les résultats réels et de les comparer au plan, afin de pouvoir optimiser à chaque fois. »
En dehors des jours de courses, le Jockey Club utilise OnePlan pour planifier d'autres événements, notamment la patinoire de Noël « Epsom on Ice ». Heidi et son équipe peuvent planifier avec précision, en adaptant la patinoire à un périmètre défini, puis en déterminant ce qui peut encore tenir dans l'espace pour que les familles puissent en profiter.
« Nous pouvons désormais tracer le parcours client dans l'ensemble de l'espace, y compris l'emplacement des vendeurs de nourriture et de boissons. Si nos fournisseurs disposent de fichiers CAO, nous pouvons les télécharger dans OnePlan donc tout est cohérent et précis », dit-elle.
La construction de la patinoire « Epsom on Ice » est en cours
« Et cela aide à planifier la signalisation autour du parking. La patinoire est là pour plus d'un mois et certains soirs, nous organiserons également des fêtes de Noël, ce qui signifie que nous devons activer une signalisation différente et la partager avec nos équipes de gestion du trafic. Nous pouvons faire tout cela en OnePlan, et planifier les différentes configurations nécessaires sur toute la période. »
À travers leurs événements et avec des plans déjà en cours pour le Betfred Derby Festival 2025, l'équipe du Jockey Club bénéficie OnePlan en leur fournissant une source unique de vérité pour leurs événements, sur laquelle ils peuvent s'assurer que les parties prenantes internes et externes sont toutes alignées. Comme le dit Abby : «OnePlan est devenu notre bible pour savoir comment nous avançons chaque année. »
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