Le secteur fonctionnel Event Services, ou EVS, de Paris 2024 travaille en étroite collaboration avec le département People Management et d'autres secteurs fonctionnels pour garantir une excellente expérience aux fans tout au long des Jeux Olympiques et Paralympiques de cet été.
Nous avons discuté avec Orso Porta, responsable des services événementiels à Paris 2024, de la manière dont cette équipe centrale planifie méticuleusement les activités d'accueil des spectateurs sur les sites de compétition.
« L'équipe Event Services est connue comme le visage de Paris 2024. Nous sommes chargés de fournir un environnement accueillant et sûr aux fans sur les sites olympiques et paralympiques. »
Il poursuit : « Notre équipe centrale planifie les activités d'accueil des spectateurs sur les 32 sites de compétition de Paris 2024, ainsi que les cérémonies d'ouverture des Jeux Olympiques et Paralympiques. »
Quels sont les rôles clés de l’équipe des services événementiels ?
Sur chaque site, EVS assume cinq rôles essentiels pour améliorer l'expérience des fans :
- Accueillez les fans pour leur offrir un moment inoubliable lors d'une séance de compétition
- Dirigez les fans vers l'avant de la salle. Les spectateurs se perdent parfois !
- Fournir aux fans les informations dont ils ont besoin pour profiter pleinement de leur temps lors d'une séance de compétition
- Assister les fans dans leurs besoins, tels que l'accessibilité et le soutien à la mobilité
- Soutenez les fans en étant une présence visible et en les aidant à résoudre les problèmes
Comment Event Services utilise OnePlan pour Paris 2024
Une manière fondamentale dont EVS utilise OnePlan est destiné à la « planification par points ». Cet exercice consiste à positionner le personnel et les bénévoles sur les plans du lieu.
Ceci est particulièrement important lorsque l'on considère les déplacements des fans à l'intérieur et à l'extérieur des sites. Orso déclare : « L'autre façon clé dont EVS utilise OnePlan « Il s’agit de tracer les itinéraires empruntés par les spectateurs à l’intérieur des salles – et à proximité immédiate – pour atteindre les places assises et les zones de visionnage. Connaître ces itinéraires permet à l’équipe de déterminer où placer les équipes de bénévoles et comment diriger les flux de spectateurs. »
Il ajoute : « Nous nous mettons à la place du spectateur. Nous commençons par l’entrée des files d’attente des points de contrôle des billets et de la zone de contrôle des piétons, pour ensuite nous diriger vers les différentes zones de sièges et d’observation des spectateurs, en travaillant sur les différents niveaux accessibles aux détenteurs de billets. »
Les zones de réception, à l'extérieur du stade ou de l'arène elle-même, sont des espaces clés dans lesquels il faut planifier. Orso déclare : « Nos points, notre équipe, sont placés à l'extérieur des sites - soutenant la circulation sécurisée des spectateurs, ainsi que les activités de sécurité et de billetterie - et bien sûr à l'intérieur de tous les sites, à chaque niveau d'étage, partout où se trouveront les détenteurs de billets. »
Une amélioration massive pour la planification
Utilisé par 46 zones fonctionnelles au sein du comité d'organisation, pour planifier 49 sites, OnePlan permet de gagner du temps et de réduire les risques pour la planification des Jeux Olympiques et Paralympiques de Paris 2024.
« Cette façon de planifier représente une amélioration considérable par rapport à la façon dont cela se faisait auparavant », déclare Orso.
« Nous disposons désormais d'un logiciel de cartographie SIG en temps réel, qui contient tous les fichiers CAO et les plans d'étage des lieux téléchargés, afin que nous puissions facilement positionner et visualiser les milliers d'employés et de bénévoles dont nous aurons besoin. »
Orso conclut : « Nous gagnons énormément de temps par rapport à l'ancienne méthode qui consistait à utiliser des feuilles de calcul et des captures d'écran. »
