Dans la ville du Grand Dandenong, au sud-est de Melbourne, en Australie, l'équipe des festivals et événements organise des événements et des célébrations communautaires. Forts d'une équipe de 5 membres, ils sont responsables de la planification et de l'exécution d'événements dynamiques qui attirent les foules locales et régionales.
L'équipe des festivals et événements organise une variété d'événements, du Keysborough Big Picnic, attirant environ 7,500 33,000 participants, au grand Springvale Snow Fest, qui attire jusqu'à XNUMX XNUMX participants. L'éventail d'événements est diversifié, notamment des cérémonies de remise de prix, des projections de films et des célébrations festives comme les chants de Noël et les feux d'artifice du Nouvel An.
Ce qu'exigent les événements réussis
La planification d’événements à cette échelle implique une coordination méticuleuse avec plusieurs parties prenantes. L'équipe collabore étroitement avec divers services du conseil, notamment la gestion de la circulation et des transports, la santé environnementale, les services du bâtiment et la gestion des risques et des urgences, entre autres. Des partenaires externes tels que la police de Victoria, la Country Fire Authority et des organisations communautaires locales font également partie intégrante du succès de l'événement.
Pour Patrick Mageean, responsable des festivals et événements et son équipe, le succès d'un événement ne se résume pas qu'à une question de fréquentation. Il s'agit d'atteindre les objectifs fixés, de recevoir des retours positifs des participants, d'améliorer les événements précédents et le taux de satisfaction des fournisseurs, partenaires et sponsors. Des commentaires réguliers et des analyses comparatives avec d'autres unités de planification d'événements du Grand Melbourne les aident à rester innovants et réactifs aux besoins de la communauté.
« L'objectif est d'obtenir un taux de participation élevé. Il faut que ce soit un bon investissement et que cela profite à la région, mais il faut aussi que les événements se développent année après année », a déclaré Patrick Mageen à propos des événements réussis. « Lors de la planification de nos événements, nous nous fixons plusieurs objectifs à atteindre, qu'il s'agisse de mobiliser cinq groupes culturels différents, six entreprises différentes ou huit organisations communautaires différentes, car c'est vraiment ce qui contribue à la communauté. »
L'équipe du Grand Dandenong souligne également l'importance des enquêtes et des commentaires des parties prenantes dans l'évaluation du succès de l'événement. « Nous évaluons cela également à l'aide d'enquêtes menées le jour même et des commentaires généraux de toutes nos parties prenantes, de leur degré d'engagement lors de l'événement et de leur appréciation. Les retours sur beaucoup de nos événements s’élèvent à 90 %.
Défis liés à la planification d’événements gouvernementaux locaux
Avant d'adopter OnePlan, l'équipe a utilisé des outils tels que Microsoft Word ou des PDF avec des images du site de l'événement dans lesquels elle ajoutait des symboles pour marquer l'infrastructure. L’équipe a été confrontée à de nombreux défis avec ces méthodes :
Cartes obsolètes et inexactes :
Les plans de site utilisés ne montraient pas les dernières modifications, incluant souvent des fonctionnalités ou des infrastructures qui n'existaient plus ou qui avaient changé.
Difficulté d'avoir une carte qui ne soit pas à l'échelle :
Il est difficile de savoir ce qui convient à votre site événementiel. Il était difficile de placer avec précision l'infrastructure nécessaire à l'événement sans devoir effectuer de nombreuses visites sur place, ce qui ajoutait des coûts et des retards supplémentaires.
Incapacité de marquer clairement les emplacements d’urgence :
Avec les méthodes de planification précédentes, il n'était pas possible de marquer avec précision les emplacements des zones d'événement clés telles que le point Enfant perdu, le contrôle des événements, les premiers secours, les voies d'accès des véhicules et les zones d'évacuation d'urgence, qui sont essentielles pour la sécurité et réussite opérationnelle.
Outils de planification d'événements non spécialisés :
Des ajustements mineurs dans les outils de planification de mise en page, tels que le déplacement de petits objets dans Microsoft Word, pourraient entraîner des perturbations et des incohérences dans l'ensemble du document, compliquant ainsi le processus de planification.
Destination OnePlan Entre
La ville du Grand Dandenong a reconnu que les méthodes traditionnelles de planification d'événements devenaient obsolètes dans notre monde numérique et recherchait une manière innovante de planifier ses événements. OnePlan a transformé la façon dont le conseil municipal de Dandenong planifiait et exécutait ses événements.
Dans l'ensemble, l'équipe événementielle a économisé du temps et de l'argent en utilisant OnePlan. La plateforme fournissait :
- Plans de situation précis et à jour, économiser de l'argent en garantissant des placements précis et des points GPS pour les infrastructures nécessaires.
- A réduction significative de la fréquence des visites sur site, libérant ainsi du temps pour d'autres tâches critiques.
- Relations améliorées avec les parties prenantes, les entrepreneurs appréciant la clarté des plans du site fournis.
- Coordination améliorée avec les services d’urgence, en particulier dans la planification et l'exécution de feux d'artifice en toute sécurité.
«Nous avons utilisé OnePlan depuis un an, et cela a été vraiment bénéfique », a déclaré Patrick. Un excellent outil que nous avons utilisé est le zonage des zones, puisque ces cartes sont transmises à tous nos entrepreneurs et exposants, et même une version de la carte est rendue publique.
L'équipe a également trouvé de la valeur dans OnePlanLes outils de calcul intelligents de , comme mesurer une surface.
« Pour nos feux d'artifice du Nouvel An, nous devions définir une zone d'exclusion sûre, et OnePlanL'outil de mesure de était inestimable. Cela nous a évité de nombreuses visites sur place ou d’utiliser des cartes inexactes.
Patrick Magéean
Responsable des festivals et événements, ville du Grand Dandenong
Le prochain événement majeur de leur calendrier, le Springvale Snow Fest, dure toute la journée avec des aires de jeux sur neige avec de la vraie neige transportée du mont. Bullet, des feux d'artifice et un programme de scène dynamique. La planification de cet événement complexe a été facilitée grâce à OnePlan, permettant à l'équipe de gérer efficacement la logistique et d'assurer une expérience spectaculaire à tous les participants.
Meilleure planification d'événements
En réfléchissant à leur OnePlan voyage, partage Patrick Mageean, "OnePlan C'est le rêve de tout organisateur d'événements. Vous disposez de tous les outils pour présenter clairement votre événement : des plans de site optimisés sont créés plus rapidement, vous laissant plus de temps pour créer l'effet « wow » !
OnePlan a transformé la planification d'événements au sein du conseil municipal du Grand Dandenong, établissant un nouvel outil standard à utiliser pour leur planification. Adopter OnePlan par l'unité des festivals et événements du conseil municipal de Dandenong illustre une approche avant-gardiste de la planification d'événements communautaires. En tirant parti d'outils innovants, l'équipe a non seulement amélioré l'efficacité opérationnelle, mais a également amélioré l'expérience communautaire, rendant chaque événement sûr et réussi.
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