La plupart des grands événements en plein air nécessitent des tentes. Ils sont utiles pour diviser l'événement en sections, héberger les vendeurs, diviser l'espace pour le personnel, fournir de l'ombre et une couverture contre la pluie, et bien plus encore. Malheureusement, comme pour la plupart des éléments de la planification d’un grand événement, les tentes présentent également des défis majeurs. Heureusement, il existe des moyens de vous préparer au succès lorsqu’il s’agit de gérer les tentes. Voici quatre défis majeurs liés à la gestion des tentes lors de la planification d’un événement et quelques conseils pour les surmonter.
1. Dimensionnement personnalisé et placement sur la carte
Les tentes se déclinent dans une infinité de formes et de tailles. Vous pouvez même faire fabriquer des tentes sur mesure pour votre événement. C'est généralement une bonne chose, car elle permet aux organisateurs d'événements de trouver la tente adaptée à leurs besoins, qu'il s'agisse des vendeurs, des spectacles, des postes médicaux ou du personnel événementiel. La partie délicate du dimensionnement personnalisé est que vous devez être en mesure de prendre en compte les dimensions uniques de votre tente dans le plan de votre site. Placer une taille de tente standard ne suffira pas toujours et pourrait entraîner des incohérences entre votre carte et votre site.
Heureusement, OnePlan vous permet de modéliser des tailles de tente personnalisées, garantissant que le plan de votre site est précis au pouce près, tant en termes d'emplacement que d'échelle. Il ne suffit pas d'avoir une idée générale de l'endroit où tous vos éléments (tentes en particulier) seront placés autour du site du festival. Une erreur de calcul, même de quelques centimètres, peut entraîner le blocage d’une sortie ou une surpopulation. Chaque centimètre compte ! Dans OnePlanVous pouvez être précis. Saisissez des mesures exactes (impériales ou métriques) pour tous les éléments de l'événement. OnePlan.
2. Travailler avec les fournisseurs
Des vendeurs, des vendeurs et encore des vendeurs. L’un des grands défis de la planification d’événements est de gérer le nombre massif de fournisseurs nécessaires à l’organisation d’un événement majeur. Des techniciens d'éclairage et du personnel de sécurité aux médecins, en passant par les vendeurs de nourriture et, bien sûr, les fournisseurs de tentes !
Si vous utilisez toujours PowerPoint ou un outil similaire pour cartographier le site de votre festival, vous savez à quel point la collaboration avec les fournisseurs peut être difficile. OnePlan rend tout cela beaucoup plus facile grâce à ses fonctionnalités de collaboration. La possibilité de partager votre travail avec d’autres membres de votre équipe ainsi qu’avec les fournisseurs qui ont besoin de voir et de comprendre le plan de votre site est un outil puissant. Gardez une vue d'ensemble de l'ensemble du plan opérationnel du site et partagez-le (avec des fonctionnalités de visualisation seule ou de modification) avec votre fournisseur de tentes pour faciliter le processus de planification.
OnePlan La plateforme est conçue pour la gestion des fournisseurs. Chaque élément placé sur votre carte dispose d'une section de notes dédiée à la gestion des fournisseurs, où vous pouvez consigner des informations telles que le nom du fournisseur, le coût, les dates d'entrée et de sortie, ainsi que la disponibilité. En savoir plus sur la gestion des fournisseurs dans OnePlan.
OnePlan's Export CSV Cet outil vous sera également très utile pour vos relations avec vos fournisseurs et la gestion de vos stocks. Toutes les informations saisies dans le plan du site sont automatiquement intégrées à l'export CSV, vous permettant ainsi de visualiser en un seul endroit l'infrastructure et les articles nécessaires. Utilisez le bouton « Exporter » du menu supérieur pour exporter un bordereau de quantités détaillé au format CSV.
3. Règlements locaux pour la planification d'événements
La tâche importante consistant à se conformer aux réglementations locales, à demander des permis et à garantir que votre événement ne soit pas interrompu par des autorités mécontentes est une tâche ardue. Les tentes sont un autre élément qui nécessite ce type de considération – nécessitant presque toujours un permis.
L’une des pires erreurs que vous puissiez commettre est de retarder la demande des permis nécessaires pour votre événement. Dans la plupart des cas, la première chose que vous devez faire lors de la planification d'un événement public est de fournir à votre gouvernement local un plan d'événement détaillé, des évaluations des risques et une preuve d'assurance responsabilité civile. Prévoyez suffisamment de temps pour leur traitement (nous vous recommandons de les soumettre plusieurs mois avant l'événement). Connectez-vous avec votre site et le gouvernement local pour vous assurer que toutes les cases sont cochées.
Vous aurez probablement besoin de certains permis et licences pour monter de grandes tentes, alors assurez-vous de vérifier auprès de votre gouvernement local pour le savoir. Votre facile à partager OnePlan Le plan du site vous sera utile pour garantir que vos tentes et le plan de votre événement sont conformes à la réglementation. Vous pouvez trouver une liste de contrôle complète des permis et des licences dans le site gratuit OnePlan Formulaire de gestion d'événements.
4. Éclairage et électricité dans les tentes lors de votre événement
Si votre événement se déroule en soirée ou si vous avez des vendeurs ou des activités qui nécessiteront de l'électricité dans vos tentes, vous devez en tenir compte et vous assurer d'avoir cartographié où vous vous approvisionnerez en énergie. Il s’agit d’un défi courant lorsque l’on s’occupe des tentes lors d’événements majeurs, et auquel vous devez vous préparer à l’avance.
Vous devrez marquer tout cela sur le plan de votre site au cas où des éléments supplémentaires, comme des générateurs, seraient nécessaires. Dans la section de gestion des fournisseurs de n'importe quel article de votre OnePlan sur le plan du site, vous pouvez inclure des détails sur l'alimentation et des informations sur le WiFi/Internet, garantissant ainsi un événement fluide – et correctement éclairé.
Pour en savoir plus sur la planification avec des tentes OnePlan, réservez une démo avec l’un de nos spécialistes en planification d’événements.
