Du rugissement des moteurs de Formule 1 à Silverstone aux sprints tonitruants du quart de mile à Santa Pod Raceway, les compétitions de sport automobile exigent précision, coordination et une prise de décision instantanée. Derrière chaque week-end de course réussi se cache un réseau complexe de planification : cartographie des sites, coordination de milliers de prestataires, gestion des flux de spectateurs et garantie de la sécurité sur des sites immenses.
La complexité est stupéfiante : des sites accueillant des centaines de milliers de spectateurs pendant un week-end, la coordination de centaines de fournisseurs et d’entrepreneurs, la gestion de tout, de la distribution électrique temporaire aux voies d’accès d’urgence, tout en s’adaptant aux changements de dernière minute et aux conditions météorologiques.
Les méthodes de planification traditionnelles, telles que les dessins CAO, les captures d'écran de Google Earth et les documents statiques, ne peuvent tout simplement pas suivre le rythme du dynamisme des événements de sport automobile modernes.
Entrer OnePlan, le solution de planification d'événements collaboratifs cela transforme le fonctionnement des organisations de sport automobile. Conçu pour les équipes qui doivent planifier ensemble en temps réel, OnePlan offre à chaque acteur, des coordinateurs internes aux prestataires externes, un plan unique et toujours à jour sur lequel travailler.
Des circuits britanniques les plus prestigieux aux championnats internationaux de course automobile, les équipes organisatrices découvrent comment OnePlanLes outils de planification intelligents de [Nom de l'entreprise] résolvent des problèmes qui ont affecté le secteur pendant des décennies.
Les résultats parlent d'eux-mêmes. Circuit de Silverstone L'adoption de cette solution fait état d'un retour sur investissement multiplié par 13, d'une économie de 10 % sur les journées de travail et d'une réduction de 5 % des coûts fournisseurs. OnePlan comme leur unique source de vérité. MSVL'entreprise, qui gère plus de 30 événements sur plusieurs sites au Royaume-Uni, collabore désormais en temps réel entre les différents sites, sans avoir à se déplacer constamment. Le circuit de Santa Pod, qui organise 80 événements par an, a quant à lui libéré son équipe de nombreuses heures de mesures manuelles et de visites sur place.
Explorons comment les organisations du sport automobile utilisent OnePlan Une équipe pour des événements plus sûrs, plus fluides et plus réussis :
Qu'est-ce qui rend les compétitions de sport automobile si complexes ?
Avant d'adopter des solutions modernes de planification d'événements, les organisations de sport automobile étaient confrontées à une multitude de défis interdépendants qui rendaient l'exécution des événements inutilement stressante et inefficace.
Le cauchemar du contrôle de version
James Loveridge, responsable événementiel senior du circuit de Silverstone, se souvient parfaitement de cette frustration : « Avant d’utiliser la plateforme, nous dépendions beaucoup d’outils de cartographie comme Google Docs ou d’applications similaires, ou encore de plans CAO. Or, ces outils ne sont jamais à jour ou bien on se réfère à des versions différentes, jamais à la version en ligne. »
Les conséquences furent importantes : des entrepreneurs travaillant à partir de plans obsolètes, des équipes dupliquant le travail car elles ne pouvaient pas voir ce que les autres avaient fait, et d’innombrables heures passées à clarifier quel document était la version « correcte ».
Yusif Basil, consultant en sport automobile pour la série Red Bull Car Park Drift, a rencontré des problèmes similaires : « Nous avons utilisé Google Earth et SketchUp pour dessiner le circuit. Nos principaux défis concernaient les plateformes de partage en ligne. »
Ces solutions de fortune étaient non seulement imprécises, mais aussi incroyablement chronophages, ce qui rendait difficile le partage efficace des plans avec le réseau croissant de fournisseurs et de parties prenantes impliqués dans chaque événement.
Des pieds sur terre, du temps dans la boue
Max Frost, coordinateur des événements au Santa Pod Raceway, décrit la préparation exténuante...OnePlan En réalité : « Nous avons passé énormément de temps sur le terrain, à mesurer des roues, à utiliser des bouts de papier et des croquis approximatifs pour essayer de planifier l’agencement de chaque événement. Nous utilisions principalement un plan sommaire dans d’autres logiciels qui nous donnaient une idée de la configuration du site, mais ces plans n’étaient pas à l’échelle, ce qui rendait l’élaboration de l’agencement parfois difficile. »
Avec 80 événements par an, cette approche manuelle consommait d'énormes ressources qui auraient pu être mieux utilisées pour la planification stratégique et l'amélioration de l'expérience des participants.
Chaos de coordination multisite
Pour des organisations comme MSV (MotorSport Vision), la gestion de plus de 30 événements par an sur plusieurs sites au Royaume-Uni a engendré des défis de coordination uniques. Alex Robinson, chef de projet événementiel chez MSV, explique : « Chacun de nos sites dispose de sa propre équipe opérationnelle, et chaque lieu présente des défis spécifiques. Certains sites exigent une gestion rigoureuse des véhicules, tandis que d’autres nécessitent des aménagements particuliers pour la circulation piétonne. Nous devons collaborer étroitement avec chaque équipe sur place afin de garantir le bon déroulement de l’événement. »
La nécessité constante de visites physiques sur site, conjuguée à la difficulté de maintenir la coordination des équipes dispersées, entraînait une perte de temps considérable en déplacements entre les différents lieux, au détriment de la résolution des problèmes stratégiques. Les problèmes de communication étaient fréquents et les enseignements tirés d'un site étaient difficilement transposables à d'autres.
Comment OnePlan Événements de Team Powers Motorsport
OnePlan Elle relève ces défis de front grâce à une plateforme complète conçue spécifiquement pour la planification d'événements complexes.
Voici comment les organisations de sport automobile tirent parti de ses principales capacités pour transformer leurs opérations :
Une seule source de vérité
Le changement le plus fondamental OnePlan L'un des principaux avantages est la mise en place d'un plan d'événement unique et permanent, sur lequel tous les intervenants travaillent simultanément. James, de Silverstone, souligne l'impact transformateur de cette approche : « Nous avons trouvé extrêmement utile de disposer d'un document mis à jour en temps réel et accessible à tous. »
Il ne s'agit pas seulement d'éliminer toute confusion entre les versions, mais aussi de jeter les bases d'une collaboration efficace. « Le principal retour que nous recevons de nos autres fournisseurs et sous-traitants, c'est que la version est toujours à jour. Le numéro de version ne change pas, c'est toujours la bonne version lorsqu'on clique sur le lien. Et je pense que c'est vraiment utile quand on travaille le week-end ou que différentes équipes interviennent. C'est toujours à jour. C'est la seule et unique source d'information fiable », souligne James.
Image : Plan de l'événement de Silverstone OnePlan
Pour MSV, cette source unique de vérité s'étend à de multiples plateformes : «OnePlan « Cela a complètement transformé notre façon de communiquer entre nos équipes. Cela permet à chacun de rester aligné et garantit que nous travaillons tous à partir du même plan », explique Alex.
La plateforme leur permet de capitaliser numériquement sur les enseignements tirés d'un événement et de les appliquer sans difficulté au suivant, permettant ainsi une amélioration continue de l'ensemble de leur portefeuille de sites.
« Pouvoir collaborer en direct avec nos équipes sur site OnePlan Cela nous fait gagner un temps précieux. Nous pouvons signaler les problèmes immédiatement et effectuer des ajustements sans avoir à nous déplacer physiquement sur chaque circuit.
Voyez-le avant de le construire
OnePlanLes outils de planification visuelle de [nom de l'entreprise] permettent aux équipes de modéliser, simuler et affiner les agencements avant même l'arrivée du moindre équipement sur le chantier. James souligne leur aspect pratique : « L'utilisation de [nom de l'entreprise] OnePlan En tant que source unique de vérité, l'essentiel est de pouvoir y ajouter des photos aériennes ou des dessins CAO afin de pouvoir nous y référer et nous assurer de les placer aux bons endroits, ainsi que de coder par couleur nos postes de steward, nos cabines ou tout ce que nous y chargeons.
Pour MSV, cette capacité de visualisation est essentielle à la résolution proactive des problèmes : « Utiliser OnePlan« Nous pouvons rapidement voir combien de voitures peuvent accéder à une zone donnée et collaborer avec les équipes d'exploitation pour déterminer sa faisabilité. Cela nous permet d'apporter des modifications mineures mais cruciales à la circulation et à l'accessibilité du site, ce qui améliore au final l'expérience des participants », explique Alex.
En testant les agencements et en simulant des scénarios numériquement, les points de blocage potentiels sont identifiés avant qu'ils ne deviennent des problèmes concrets.
Image : Plan d'événement MSV dans OnePlan
Max, du Santa Pod Raceway, partage ce sentiment : «OnePlan nous a permis de mesurer, d'aménager et de repenser l'aménagement des stands sans jamais quitter le bureau. Une fois que nous aurons un plan établi, nous utiliserons des agents sur le terrain pour délimiter ces zones, sachant que nos idées s'adapteront à l'espace donné sur le site.
Des outils de planification de précision qui vous font gagner du temps et de l'argent.
OnePlanLa suite d'outils de mesure, de calcul de capacité et d'agencement de [Nom de l'entreprise] transforme des tâches qui prenaient autrefois des heures en opérations réalisées en quelques minutes.
James quantifie l'impact : « En termes de pourcentage ou de valeur monétaire, en termes d'économies réalisées, nous constatons un retour sur investissement d'environ 13 fois. » « Nous avons calculé les coûts mensuels de mise en œuvre et les économies réalisées. Nous avons économisé environ 10 % de journées de travail grâce à cette solution, en évitant les interventions manuelles. De plus, nous avons probablement réalisé une économie d'environ 5 % sur nos coûts fournisseurs », rapporte James.
Max souligne l'importance d'outils spécifiques : « Les outils de mesure, et notamment l'échelle 1:1, sont extrêmement utiles pour la planification de nos événements. Qu'il s'agisse de mesurer la distance entre deux points ou de placer à l'échelle des objets sur mesure sur notre site afin de garantir un agencement optimal. » » Pour la gestion des foules, il ajoute : « Une autre fonctionnalité clé utile lors de la planification de nos événements est la possibilité de sélectionner des zones de foule personnalisées sur notre site afin de calculer la capacité d'accueil en fonction du nombre de personnes par mètre carré. »
James, de Silverstone, confirme que la planification de la capacité est la fonctionnalité qu'il utilise le plus : « L'outil que nous utilisons le plus fréquemment est la fonction de capacité ou de densité de foule, qui nous permet d'examiner une zone, d'en retirer des sections si nous installons un bar ou une autre infrastructure, et de voir combien de personnes nous pouvons y accueillir. »
Collaboration en temps réel entre les équipes et les fournisseurs
OnePlan Elle décloisonne l'information, facilitant ainsi la collaboration entre les équipes internes, les prestataires, les fournisseurs et les autorités réglementaires. Ses fonctionnalités de partage sont à la fois performantes et simples d'utilisation.
James décrit l'écosystème collaboratif de Silverstone : « Cela nous aide à partager les plans avec nos différents prestataires, en leur permettant d'avoir un accès sélectif afin que nous puissions développer le site et offrir à nos visiteurs une expérience utilisateur vraiment positive. »
La flexibilité de partage de la plateforme répond à divers besoins de communication : « La façon dont nous partageons nos informations avec nos contrats s’est considérablement améliorée grâce à l’utilisation de… » OnePlan« Et comme c’est toujours en direct, ils reçoivent toujours les bonnes informations au bon moment », explique James.
Pour MSV, la collaboration à distance a considérablement réduit le besoin de visites physiques sur site : « Pouvoir collaborer en direct avec nos équipes sur site… » OnePlan « Cela nous fait gagner un temps précieux. Nous pouvons identifier les problèmes immédiatement et procéder aux ajustements nécessaires sans avoir à nous déplacer physiquement sur chaque circuit », explique Alex. Cela permet au personnel de se concentrer sur la planification stratégique plutôt que sur la résolution réactive des problèmes.
Max, de Santa Pod, apprécie la capacité de collaboration en temps réel : « La possibilité de travailler ensemble en temps réel sur les événements partagés avec d’autres utilisateurs de l’entreprise, et de voir les modifications apportées par chacun en temps réel, améliore considérablement la planification des événements. »
Yusif Basil, de Red Bull, souligne comment OnePlan ont résolu leur problème de distribution des mises à jour : «OnePlanL'accessibilité en ligne et les mises à jour instantanées de m'ont permis de tenir tout le monde au courant.
Sécurité et conformité : se préparer à l'inattendu
Dans le domaine du sport automobile, la sécurité n'est pas une option, c'est le fondement de tout. Alex de MSV explique leur approche proactive : « Les changements cruciaux surviennent toujours au stade de la planification. » OnePlan Cela nous permet d'analyser les pratiques efficaces des années précédentes, de tenir compte des risques potentiels et d'apporter des améliorations avant l'événement. En modélisant numériquement les mouvements de foule, les voies d'accès et les itinéraires d'urgence, ils peuvent anticiper et traiter les problèmes de sécurité de manière systématique.
James à Silverstone met en lumière comment OnePlan favorise la conformité réglementaire : « Chez Silverstone, nous partageons OnePlan En interne, avec tous nos prestataires de sécurité. Qu'il s'agisse de personnel interne ou de tiers que nous engageons pour l'événement, nous partageons également ces informations avec les autorités locales.
Accessibilité et facilité d'utilisation
Malgré ses capacités sophistiquées, OnePlanSon interface intuitive permet aux équipes d'être rapidement productives, sans formation spécialisée.
Max décrit son expérience : « C’est un logiciel de planification d’événements intuitif et facile à utiliser. » Il souligne que : « La conception intuitive et la structure de OnePlan facilite la planification d'événements sans nécessiter de connaissances approfondies du logiciel. Grâce à sa vaste base de données d'infrastructures intégrables et à ses outils de mesure et de zonage, il n'existe aucune situation qui... OnePlan je ne peux pas gérer.
James, de Silverstone, souligne cette démocratisation des outils de planification : « Nul besoin d'être un professionnel pour l'utiliser. Tout repose sur l'interface utilisateur. Auparavant, avec les logiciels de CAO, il fallait être un expert pour savoir comment ajouter des objets, les déplacer, puis vérifier la date et le numéro de version, et enfin partager le document. Désormais, n'importe quel membre de notre équipe peut le faire. Il suffit de se connecter, de placer des objets, de les déplacer, de mesurer ou d'optimiser des espaces restreints. »
Yusif, de Red Bull, met en avant la bibliothèque d'objets : « J'utilise souvent des clôtures, des barrières d'eau, des véhicules et d'autres objets qui m'aident à visualiser mon événement. » OnePlanLe menu d'objets complet de [nom de l'entreprise] fournit aux équipes les éléments de base dont elles ont besoin sans nécessiter de travail de conception personnalisé.
Que vous gériez un seul circuit ou un calendrier de courses complet, OnePlan Conçu pour les équipes comme la vôtre. Prêt à découvrir comment transformer votre façon de planifier ?
