Halloween Town est un événement communautaire annuel qui a lieu à Eagle Mountain City, dans l'Utah, invitant les entreprises locales à participer en installant des stands décorés de manière créative pour Halloween et en distribuant des bonbons et des friandises aux enfants locaux. L'événement d'une journée rassemble 3,000 XNUMX personnes chaque année alors que les habitants profitent de friandises, d'un zoo pour enfants, d'un salon automobile et de spectacles de compagnies de danse locales de la communauté.
Nous avons parlé à Dawn Hancock, responsable des événements à Eagle Mountain City, qui a trouvé OnePlan après avoir été frustré par les logiciels conçus uniquement pour les lieux intérieurs et dotés de fonctionnalités limitées.
Passer d'une planification désorganisée à une planification précise
Avant OnePlan, Dawn a dû s'appuyer sur des outils non spécialisés et non collaboratifs. Non seulement cela prenait du temps et était fastidieux, mais elle estimait que la mise en page semblait souvent peu professionnelle.
Dawn dit : « Avant de découvrir OnePlan, mon processus impliquait de capturer une capture d'écran de mon parc à l'aide de Google Maps, puis de l'importer dans Publisher pour commencer à créer la mise en page de mon événement. Cependant, j’ai rencontré plusieurs défis avec cette approche.
Lors de la planification de l'événement, Dawn collaborait avec environ 30 à 40 fournisseurs, ce qui lui causait un stress important. Elle mentionne les conséquences que cela a eu sur ses événements.
« Je me demande comment nous pourrions intégrer tous ces gens dans l'espace disponible. Nous surpeuplions parfois la zone, ce qui entraînait une désorganisation, ou elle me semblait vide si je devais limiter les inscriptions en raison de problèmes d'espace.
Elle poursuit : « Maintenant, je peux déterminer avec précision le nombre de fournisseurs que nous pouvons accueillir et organiser leurs installations de manière optimale. »
Heureusement, Dawn bénéficie d'avantages instantanés en utilisant OnePlan et je suis tombé amoureux du logiciel capable de gérer l'organisation d'événements dans un parc extérieur. «Je trouve extrêmement précieux de pouvoir créer la mise en page de mon événement à l'échelle en utilisant OnePlan», affirme-t-elle.
« Cette fonctionnalité change la donne car elle me permet d'avoir une connaissance précise de l'espace disponible et je peux également travailler sur une image du parc à jour. J’apprécie particulièrement les icônes de tente, les zones sans frontières, les différents sentiers de randonnée et de conduite, ainsi que la possibilité d’étiqueter les icônes – juste pour mettre en valeur quelques-uns des outils fantastiques à ma disposition.
Fier de la nouvelle qualité des plans de site
Élaborer des plans d'événements professionnels à partager avec vos parties prenantes, vendeurs, fournisseurs et participants peut sembler intimidant. Avec OnePlanles capacités de cartographie SIG à jour de et nos fonction d'exportation de présentation créer des plans professionnels n’a jamais été aussi simple. Cela signifie que le plan de l'événement Halloween Town peut être partagé avec les parties prenantes locales, en exportant une présentation du plan via des « captures d'écran » de chaque vue de mise en page.
"OnePlan simplifie le processus mais élève également le niveau de professionnalisme, de qualité et de détail dans la planification du site.
Aube Hancock
Responsable des événements, Eagle Mountain City
Avec OnePlan, Dawn se sent plus en confiance pour présenter son événement à la communauté. Elle dit, "OnePlan a considérablement renforcé ma confiance dans l'apparence de mes mises en page, me permettant de créer une conception complète comprenant les éléments dont j'ai besoin.
« Il est révolu le temps où il fallait créer des présentations distinctes pour les pompiers, la police, les installations et les autres services. Désormais, je peux créer une mise en page unique et globale que je présente fièrement lors de réunions impliquant toutes les parties concernées », poursuit Dawn.
Un gain de temps de 70% grâce à OnePlan
Planifier un événement avec des méthodes traditionnelles et obsolètes prend du temps et coûte cher. Dawn avait l'habitude de créer des cartes distinctes pour chacun de ses fournisseurs, installations et employés, mais elle place désormais tout le monde sur la même carte et distribue le plan en toute simplicité.
« Avant, cela me prenait environ 8 à 10 heures pour un événement plus important. Cela implique de créer plusieurs cartes différentes pour différentes parties prenantes. Je peux désormais créer une carte complète pour tout le monde en quelques heures seulement », dit-elle.
« Je prévois plus de 20 événements par an. j'utiliserai OnePlan exclusivement, et de manière beaucoup plus détaillée à partir de maintenant.
Cela signifie qu'Eagle Mountain City a atteint un énorme gain de temps de 70 %unpermettant à Dawn de consacrer plus de temps à d'autres parties de son processus de planification d'événements.
Les gains de temps de Dawn ont conduit à une estimation Retour sur investissement 5x sur le mensuel OnePlan dépenser. Elle dit : « On peut dire sans se tromper qu'en utilisant OnePlan nous fait économiser des milliers de dollars. »
Dawn et l'équipe d'Eagle Mountain City sont rejoints par d'autres organisateurs d'événements, notamment Silverstone, Tour de Bretagne, Marathon de Beyrouth et bien d'autres qui bénéficient d'un gain de temps, d'économies de coûts et d'un retour sur investissement sain en utilisant OnePlan.
Un plan complet à partager avec l'équipe et les fournisseurs
La collaboration avec votre équipe, vos fournisseurs et la gouvernance locale est cruciale pour organiser un événement réussi. Dawn a décrit son processus de partage avec nous en ces termes : « Lors des réunions, nous devions discuter de l'événement page par page. Désormais, je crée une carte complète qui couvre l’ensemble de l’événement, accueillant toutes les parties prenantes.
"Je peux ensuite partager cette mise en page unique par e-mail et répondre plus efficacement à toutes les questions ou préoccupations qui surviennent."
Avec OnePlanles liens en lecture seule de et gestion des fournisseurs outils, les organisateurs d’événements peuvent rationaliser le processus de communication. Le lien en lecture seule donne aux organisateurs la possibilité de générer un lien en lecture seule partageable vers votre plan d'événement, afin que tout le monde puisse l'ouvrir sans avoir besoin d'un OnePlan connectez-vous ou pouvez modifier vos plans d'événements.
L'utilisation des fonctionnalités de gestion des fournisseurs permet aux planificateurs d'événements de saisir des informations sur chaque objet placé, telles que le nom du fournisseur, le coût, la disponibilité, les besoins en énergie et bien plus encore.
Ces fonctionnalités aident Dawn et son équipe à travailler en étroite collaboration avec le service des parcs, les entreprises locales, les écoles locales, la Chambre de commerce et les grandes entreprises (dont Meta). Elle a trouvé facile le partage avec les autorités locales et son équipe, déclarant : « Les fonctionnalités complètes offertes par OnePlan « Cela me permet d'illustrer avec précision le placement de tous les composants de l'événement, améliorant ainsi mon processus de planification. »
Dawn ajoute : « Cela me permet également de fournir une documentation détaillée à des fins d’autorisation, facilitant ainsi un processus d’approbation plus fluide et plus rationalisé auprès des autorités compétentes. »
"Grâce à OnePlan, je peux systématiquement proposer des mises en page d'événements exceptionnelles et visuellement attrayantes qui non seulement répondent, mais dépassent souvent, les attentes de mon équipe, de mes fournisseurs et de mes parties prenantes.
Aube Hancock
Responsable des événements, Eagle Mountain City
L'expérience d'Eagle Mountain City en utilisant OnePlan montre l’importance d’utiliser un logiciel complet tout-en-un pour planifier des événements. Avec OnePlan, Dawn et son équipe sont en mesure de cartographier facilement et précisément la configuration de leur événement et de le partager entre différents départements et partenaires. Commencez à planifier votre prochain événement et inscrivez-vous gratuitement dès aujourd'hui !
